Qu’il soit utilisé pour désigner une limite, une durée, une succession ou une précédence, le temps, est perçu comme une « denrée rare » par le chef d’entreprise.

Cette perception vient du caractère dynamique, de changement permanent et de mouvement dans l’espace où a lieu la vie d’entreprise.

En comprenant que le temps n’est pas une ressource qui nous est donnée mais une ressource que nous allouons, en appréhendant cela avec du bon sens, de la rigueur et quelques outils adaptés, il est possible d’optimiser son activité de manière à vivre plus sereinement le quotidien.

Voici 7 bonnes pratiques à utiliser chaque jour, pour davantage d’efficacité.

1. Se structurer et prendre soin de son niveau d’énergie journalier

Vous devez redonner la juste place à votre corps et à votre esprit. Ces deux entités, ont des besoins que vous ne pouvez pas ignorer.

Que faites-vous lorsque le voyant orange du niveau trop bas d’huile s’allume dans votre voiture ?

Vous cherchez rapidement une station de service pour vous arrêter et régler le problème.

Que faites-vous si vous vous sentez fatigué, vanné tous les matins en vous levant ?

Il y a fort à parier, que dans bon nombre de cas, vous déroulez les mêmes routines en pilote automatique en vous disant que ça va s’arranger pendant la journée….et force est de constater que cela ne s’arrange pas vraiment.

S’il est possible de changer votre voiture malmenée ou de prendre le taxi, vous ne pouvez pas faire cela avec vous-même.

Pouvez-vous envoyer quelqu’un d’autre à votre place pour diriger votre entreprise ?

Dans certains cas, vous êtes en mesure peut-être de déléguer ou obtenir un soutien temporaire.

Cependant, ces solutions ne sont pas durables dans le temps.

Alors, il est essentiel de comprendre que « les meilleures performances sont celles qui durent dans le temps » et de s’imposer quelques règles simples :

a.) Définissez une heure limite à partir de laquelle vous arrêtez de faire des choses en lien avec votre entreprise.

- Programmez une alarme (comme celle pour vous lever le matin) et respectez-là.

- N’utilisez pas le mode « snooze », ni le soir, ni le matin…Le « snooze » est une manière de mettre à plus tard ce qui vous arrive dans le moment présent. Seulement les personnes qui sont dans une acceptation dynamique du présent, construisent leur bonheur.

b.) Après le travail, allouez-vous 5-10 minutes pour le « retour à vous-même » juste après l’alarme. Il s’agit de 5 à 10 minutes pour vous uniquement. Interdisez-vous d’utiliser le téléphone portable, la tablette, l’ordinateur. Le retour au calme se passe dans la vie réelle, pas dans la vie virtuelle.

c.) Evitez les activités en rapport avec la vie professionnelle ou les activités stressantes avant de vous coucher

d.) Bien aérez votre pièce avant d’aller au lit

e.) Lisez 2-3 citations ou textes contenant des messages positifs avant de dormir

f.) Prenez quelques respirations profondes avant de vous lever

g.) Prenez 30 secondes le matin pour vous étirer

h.) Faites quelques mouvements de sport qui vous conviennent pendant quelques minutes. Le secret n’est pas la performance mais la constance. Cinq minutes tous les jours c’est mieux que deux heures toutes les mois. Vous n’avez pas besoin de matériel pour faire du stretching, des pompes, des flexions de jambes ou des abdos.

i.) Jaugez votre niveau d’énergie pendant le petit déjeuner

j.) Commencez votre journée par un souhait positif pour vous et débutez par une tâche plus simple (même si elle n’est pas la plus prioritaire)

k.) Déroulez votre journée selon votre planning et n’oubliez pas de vous hydrater pendant de courtes pauses (même 1 minute suffit pour se ressourcer un peu)

l.) N’oubliez pas de sourire 😊

Ce que je viens de proposer plus haut, est tout simplement un cadre dans lequel vous placerez votre journée.

Les journées qui débutent et qui finissent brusquement, les journées qui se déroulent en pilote automatique, sont des terribles consommateurs d’énergie.

Les journées avec un cadre, avec une structure, sont d’autant plus utiles dans la période actuelle marquée par les ruptures de rythme dues à la pandémie.

2. Comprendre la différence entre journée de travail et emploi du temps

Lorsque vous êtes chef d’entreprise, vos journées sont souvent plus longues que ce que vous avez marqué dans votre emploi du temps ou dans votre agenda pour la journée. Vous en êtes conscients.

Votre planning, votre agenda, votre emploi du temps (appelez ça comme vous voulez), ne marque que les temps forts de la journée, voire même, que les temps forts qui étaient prévisibles lorsque vous avez établi votre programme.

La réalité est que même après le dernier rendez-vous, même après la dernière tache planifiée, vous aurez toujours, une urgence à gérer, un truc qui « n’est pas entré dans le planning », un dernier document à signer, un petit bilan à faire ou un dernier coup de fil.

Et voilà, vous vouliez finir à telle heure, vous êtes obligé de déborder et prendre du temps sur ce qu’il en reste de votre temps de vie privée…et ça enclenche la machine à frustrations.

Imaginez qu’à la place de vivre cette routine, vous appliquez dès maintenant, un autre mode d’organisation qui vous permet de ne pas déborder de vos limites, de ne pas négliger non plus les imprévus et de respecter votre vie privée.

Optez pour un processus de reclassement dynamique des activités, afin de vous adapter avec agilité à la réalité. Quantum Consulting Services vous propose des méthodes pratiques que nous avons validé dans notre propre activité.

3. Simplifier la communication et le partage d’informations

On vit dans une société dans laquelle on surcommunique et on sous-comprend. Nous sommes confrontés à un flux d’informations incessant mais lorsque nous analysons la valeur de ces informations, nous constatons que l’information pertinente, utile et exploitable est vraiment rare.

Pire encore, parfois elle est ignorée car elle passe inaperçue dans le feu de l’action.

Lorsque le temps presse, et sous conditions de stress, on inhibe presque totalement sa capacité à saisir les informations pertinentes.

Dans un de mes domaines d’activité, le « facteur humain » est considéré comme une discipline à part entière. L’étude de la manière dont l’information est présentée, dont les décisions sont prises, effectuées et les effets sont vérifiés est devenue dans ce secteur, une activité incontournable à la certification des aspects de sureté et de sécurité de l’humain.

Voici à titre d’exemple, quelques éléments clés que Quantum Consulting Services considère comme essentiels dans la transmission efficace d’informations :

- Donnée n'est pas information. Une donnée est une entité brute, non organisée, non liée sans signification. Malheureusement, elle est souvent confondue avec l’information

- L’information est une donnée interprétée, une donnée qui a une signification dans un contexte

- Par conséquent l’information a une valeur périssable dans le temps

- Pour créer une information qui ait une signification on consomme de l’énergie et du temps, donc raison de plus de la créer au bon moment dans le bon contexte pour un besoin bien défini

- Notre cerveau marche beaucoup mieux avec des images qu’avec des notions abstraites. Une information visuelle et synthétique est donc préférable à un long descriptif textuel

- Un langage avec une sémantique partagée, concise et simplifiée aide à diminuer les incompréhensions

- La vérification de la compréhension d’un message peut éviter beaucoup de temps perdu dans des tâches sans valeur rajoutée

- L’organisation de l’activité en processus et flux de travail/information, permet de fluidifier largement la vie d’entreprise

4. Tirer un maximum de profit des technologies

C’est devenu un véritable paradoxe : on dispose de plus de puissance de calcul et de logiciels performants en tout genre et pourtant on a toujours recours au fichier PDF inexploitable qui arrive dans une boîte mail engorgée, qu’on finit par ouvrir au bout d’un certain temps pour découvrir qu’il faut l’imprimer afin de compléter des données au stylo, le rescanner et le renvoyer par mail.

Jugez par vous-même :

Le processeur du calculateur de bord de la navette Apollo fonctionnait à une fréquence de 2MHz et avait une mémoire vive de 4 kilo octets, il y a des années, une console de jeu Nintendo tournait à 1,8MHz et avait déjà 2 kilo octets de mémoire vive. Autant dire que deux consoles Nintendo faisait le même boulot que le calculateur d’Apollo il y a quelques années.

Il y a une bonne dizaine d’années, j’avais placé plus de 1000 équipements aux coordonnées précises x,y,z dans une maquette numérique 3D d’un avion long-courrier…. tout ça tranquillement en laissant mon ordinateur exécuter pendant la nuit, l’algorithme que j’avais développé.

De nos jours, même ces performances sont devenues ridicules. Nous avons sur nos bureaux des ordinateurs dont les micro-processeurs fonctionnent à plusieurs centaines de mégahertz et les mémoires vives surpassent nos vieilles consoles de jeu de six ordres de grandeurs.

Grâce à cette phénoménale puissance de calcul nous avons accès à ce jour à des outils incroyables de reconnaissance de voix, de caractères, des outils d’automatisation, de stockage et classement des données...et pourtant, notre quotidien est plombé souvent par des allers-retours entre le bon vieux post-it écrit à la main et le mail.

Ici encore quelques bonnes pratiques peuvent aider à gagner du temps :

- Filtrage automatique des mails

- Listes de distribution préétablies

- Workflows (flux de travail) automatiques

- Recours à la reconnaissance vocale

- Recours à la reconnaissance de caractères

- Stockage de bibliothèques de photos référencées avec tags et codes-barres

- Génération automatique de formulaires

- Gestion automatique des files d’attente

- Mise en algorithme des opérations répétitives

…et surtout, se poser toujours la question : « comment l’information est consommée dans le processus global ? ».

5. Raisonner globalement avant d’investir

Quel rapport entre investissements et temps ?

Lorsque vous faites un investissement important pour votre société cela, induit souvent un changement (de méthode, de processus, de rythme, de lieu, etc…).

Chaque changement introduit nécessairement un modèle différent de réallocation du temps.

Si rien n’est testé et validé dans le nouveau contexte créé, alors le gain de temps et d’argent dans une certaine activité peuvent être totalement neutralisés, par les pertes au global.

Chez Quantum Consulting Services, nous pensons que chaque investissement peut se préparer selon une méthode rigoureuse et exhaustive afin d’assurer l’effet escompté.

6. Communiquer efficacement avec ses équipes

Nous vivons dans un monde où on reçoit et expédie quelques 2,4 milliards d’emails par seconde.

Il y a à ce jour plus de comptes e-mail ouverts dans le monde que de personnes sur terre.

On pourrait continuer à regarder les autres canaux de communications : les SMS avec les 6100 milliards de textos par an ou WhatsApp avec les plus de 40 milliards de messages par jour…

A chaque 20 minutes, Facebook décompte plus de 2 millions de demandes d’amis et plus de 1,5 millions d’invitations.

Dans le même laps de temps, plus de 3 millions de messages sont échangés et plus d’un million de liens sont partagés dans le monde.

Rajoutez à cela les communications téléphoniques, les journaux, les magazines, les publicités, les sites web, les visio-conférences, les chats…..

Que veut-dire encore, communication efficace dans un tel tsunami d’informations ?

Comment s’assurer que des employés déjà soumis à un flot continu d’informations, na passent pas à coté des informations que vous souhaitez leur transmettre ?

J’entends souvent des chefs d’entreprise me parler du manque d’attention que les employés prêtent à leurs messages. Est-on sûr que c’est le bon diagnostic ?

Avez-vous vraiment une perception juste de votre manière de communiquer ?

Qu’en pensent vos collaborateurs ?

7. Savoir s’appuyer sur les spécialistes et experts

Est-ce que le chef d’entreprise doit-être ou pas expert dans les domaines clés de son entreprise ?

Voici une question qui fait encore débat, et je dois dire que je ne comprends pas pourquoi.

D’ailleurs, c’est la question à laquelle je callais souvent dans les entretiens d’embauche dans ma vie de salarié…jusqu’à ce que j’ai trouvé la réponse.

« -Etes-vous un expert ou un manager Monsieur ? »

« -Bien c’est comme vous voulez : je suis autant un manager avec une grande sensibilité pour la technique et les sciences qu’un expert avec des compétences de management. »

Voici où je veux en venir : peu importe si vous êtes plutôt très bon technicien dans votre domaine d’activité ou plutôt un bon gestionnaire -leader - coordinateur.

Ce qui est important, c’est de savoir quand faire appel à temps à un expert, dans le domaine que vous maîtrisez le moins.

Pour cela, il est nécessaire de bien connaître ses atouts et ses faiblesses et cultiver une perception réaliste de son positionnement dans le paysage des compétences nécessaires au développement de son entreprise.

Vous ne gagnerez pas du temps car personne ne rallongera les jour, mais vous éviterez d'en gaspiller.

Quantum Consulting Services - Novembre 2020